Dónde se nota
- Información dispersa en Excel, correos y WhatsApp.
- Tareas manuales y repetitivas.
- Errores, atrasos y reprocesos.
- Falta de indicadores y trazabilidad.
Su proceso antes que el software.
Medimos cómo trabaja hoy y lo ordenamos.El software llega solo donde ayude.
Medimos cómo trabaja hoy y lo ordenamos.El software llega solo donde ayude.
- Sesión de 45 a 60 minutos
- Mockup de una o dos pantallas
- Recomendación del siguiente paso
Ejemplo · Fase 0
Su proceso aquí
Mejora de procesos y software a medida. Costa Rica.
La exploración es gratuita. Revisamos cada solicitud primero y el caso tiene que encajar.
El problema
Su empresa crece. Los errores también.
El trabajo vive en hojas de cálculo, correos y chats. Nadie sabe con certeza en qué va cada cosa.
Agora Labs ordena el proceso, lo vuelve medible y construye software solo si hace falta.
Solicitudes, aprobaciones, producción, calidad, inventario, mantenimiento. Cualquier proceso que se repita.
Fase 0 — Exploración visual gratuita
Muéstrenos un proceso. Vea cómo mejorarlo.
Una sesión, un proceso. Ubicamos el principal cuello de botella y le mostramos en un mockup una mejor forma de trabajar.
Qué incluye
La Fase 0 es una muestra conceptual, no una aplicación funcional, una auditoría ni un diagnóstico completo.
- Formulario inicial para conocer el caso.
- Sesión de 45 a 60 minutos.
- Revisión rápida de un proceso específico.
- Mockup conceptual de una o dos pantallas.
- Recomendación sobre el siguiente paso.
Límites
El mockup excluye programación, integraciones, automatizaciones, datos sensibles y rondas ilimitadas de cambios.
- La sesión es presencial o virtual, según ubicación, disponibilidad y caso.
- Revisamos cada solicitud antes de agendar. Confirmamos que el caso encaja.
Cómo trabajamos
Siete fases. Solo las que necesite.
La Fase 0 es gratuita. La Fase 1 mide su proceso, y las fases 2 a 6 solo se realizan si ese diagnóstico las recomienda.
La Fase 0 no es una aplicación funcional, una auditoría ni un diagnóstico completo. Es una primera muestra conceptual de cómo podría mejorarse el proceso.
Actividades
- Realizar una sesión inicial de entre 45 y 60 minutos.
- Seleccionar previamente un proceso pequeño y claramente delimitado.
- Escuchar el problema principal del cliente.
- Identificar las personas que participan en el proceso.
- Revisar ejemplos o información no sensible disponible.
- Reconocer de manera preliminar esperas, tareas manuales, duplicaciones o dificultades visibles.
- Preparar una representación conceptual de una posible mejora.
Entregables verificables
- Una representación visual conceptual: flujo, tablero o interfaz, según el caso.
- Un resumen breve del problema observado.
- Una recomendación sobre el siguiente paso.
- Una explicación preliminar de cómo Agora Labs podría abordar el proceso.
Criterio para avanzar
El cliente decide si desea contratar la Fase 1 para realizar un diagnóstico formal.
Actividades
- Entrevistar a las personas clave incluidas en el alcance.
- Mapear el proceso actual.
- Definir el problema, objetivo, alcance y responsabilidades.
- Identificar las necesidades del cliente y los usuarios.
- Revisar la disponibilidad, calidad y confiabilidad de los datos.
- Definir indicadores y reglas de medición.
- Establecer una línea base o, cuando no existan datos suficientes, un plan de recolección.
- Identificar riesgos, restricciones, dependencias e interesados.
- Determinar qué fases y herramientas necesita realmente el proyecto.
Entregables verificables
- Mapa del proceso actual.
- Problema, objetivo y alcance documentados.
- Ficha de indicadores con fórmula, fuente, frecuencia y responsable.
- Línea base o plan de recolección de datos.
- Lista de riesgos, restricciones y supuestos.
- Recomendación de la ruta metodológica necesaria.
- Responsables y puntos de validación definidos.
Seleccionamos el método según el problema
- Si existe un proceso que presenta fallas o resultados insuficientes, podemos utilizar DMAIC.
- Si se necesita crear un proceso o solución completamente nueva, o realizar un rediseño profundo, podemos utilizar un enfoque de diseño y verificación inspirado en DMADV.
- Si se necesita construir tecnología en un entorno complejo, podemos trabajar mediante Scrum o ciclos ágiles.
- Si existe un flujo continuo de solicitudes, soporte o mantenimiento, podemos utilizar Kanban.
- Si el problema es pequeño, delimitado y permite una intervención rápida, podemos aplicar Kaizen y herramientas Lean.
- En cualquiera de los casos, ISO 9001 aporta el enfoque por procesos, riesgos, responsabilidades, evidencia documentada, seguimiento y mejora continua.
No imponemos una metodología. Seleccionamos únicamente las herramientas necesarias según el problema, el riesgo, la información disponible y la realidad del cliente.
Criterio para avanzar
El cliente valida el problema, alcance, indicadores y ruta recomendada.
Actividades
- Analizar errores, esperas, retrabajos, cuellos de botella y actividades que no agregan valor.
- Identificar causas potenciales.
- Validar las causas utilizando datos, observación y evidencia disponible.
- Priorizar oportunidades considerando impacto, esfuerzo, riesgo y viabilidad.
- Probar mejoras simples y seguras cuando sea posible.
- Medir el efecto inicial de las pruebas.
- Registrar las limitaciones de los datos y resultados.
Entregables verificables
- Matriz priorizada de causas.
- Evidencia utilizada para validar las causas.
- Matriz de oportunidades de mejora.
- Plan de acciones rápidas.
- Registro de las pruebas realizadas.
- Resultado observado y limitaciones de la medición.
- Recomendación de las mejoras que deben pasar a diseño.
Criterio para avanzar
El cliente valida las causas priorizadas y aprueba las mejoras que serán diseñadas.
Actividades
- Diseñar el proceso futuro.
- Eliminar pasos innecesarios y simplificar el flujo.
- Definir roles, reglas, controles y excepciones.
- Determinar si la mejora necesita tecnología.
- Evaluar primero herramientas existentes antes de desarrollar software personalizado.
- Preparar flujos, wireframes o prototipos cuando corresponda.
- Validar el diseño con usuarios y responsables.
- Definir el alcance mínimo necesario.
- Priorizar requerimientos.
- Definir criterios de aceptación.
Entregables verificables
- Mapa del proceso futuro.
- Matriz de roles y responsabilidades.
- Reglas, controles y excepciones documentados.
- Prototipo validado, cuando aplique.
- Backlog priorizado, cuando aplique.
- Alcance del producto mínimo viable.
- Criterios de aceptación.
- Decisión documentada: mejorar solamente el proceso, utilizar una herramienta existente o desarrollar una solución.
Criterio para avanzar
El cliente aprueba el proceso futuro y, cuando corresponda, el prototipo y alcance de la solución.
Esta fase se realiza únicamente cuando el diagnóstico demuestra que se necesita desarrollo tecnológico.
Actividades
- Organizar el trabajo en ciclos cortos.
- Construir primero las funcionalidades de mayor valor.
- Realizar una demostración al finalizar cada ciclo.
- Ejecutar pruebas funcionales.
- Validar los criterios de aceptación.
- Registrar incidencias, decisiones y cambios de alcance.
- Actualizar y priorizar continuamente el backlog.
- Mantener visible el avance del proyecto.
- Aplicar un control de alcance para evitar desarrollar funciones no aprobadas.
Entregables verificables
- Incrementos funcionales demostrados.
- Registro de demostraciones y aprobaciones.
- Evidencia de pruebas.
- Backlog actualizado.
- Registro de incidencias y decisiones.
- Producto mínimo viable que cumpla los criterios acordados.
- Documentación técnica esencial.
- Lista de funciones pendientes o futuras.
Criterio para avanzar
El producto mínimo viable cumple los criterios acordados y es aprobado para un piloto controlado.
Actividades
- Definir el área, grupo, periodo y alcance del piloto.
- Preparar a las personas participantes.
- Ejecutar la solución o proceso en un entorno controlado.
- Registrar errores, incidencias y comentarios.
- Medir los indicadores acordados.
- Comparar los resultados con la línea base cuando exista información suficiente.
- Corregir defectos.
- Priorizar los cambios adicionales.
- Evaluar adopción, facilidad de uso y cumplimiento del proceso.
Entregables verificables
- Plan del piloto.
- Registro de participantes y capacitación.
- Registro de incidencias.
- Resultado de los indicadores.
- Comparación con la línea base, cuando sea metodológicamente válida.
- Lista de ajustes implementados.
- Lista de ajustes pendientes.
- Recomendación documentada: ampliar, repetir, ajustar o detener.
Criterio para avanzar
El cliente aprueba la transición, solicita una nueva prueba o define los ajustes adicionales.
Actividades
- Definir propietarios del proceso, los datos y la solución.
- Establecer controles e indicadores de seguimiento.
- Documentar el proceso y sus reglas.
- Capacitar a usuarios y responsables.
- Entregar accesos y documentación acordada.
- Definir qué hacer cuando un indicador se desvía.
- Registrar oportunidades futuras de mejora.
- Revisar que los entregables acordados estén completos.
- Formalizar la transición al cliente.
Entregables verificables
- Plan de control.
- Tablero o reporte de indicadores, cuando aplique.
- Procedimiento operativo o guía de uso.
- Material de capacitación.
- Registro de capacitación.
- Matriz de responsabilidades.
- Plan de reacción ante desviaciones.
- Backlog de mejoras futuras.
- Acta de entrega y aceptación.
Criterio para avanzar
El cliente recibe la documentación, asigna responsables y acepta formalmente la operación del proceso o solución.
En todas las fases
- Gestión del cambio
- Validación al cierre de cada fase
- Control de alcance
- Decisiones basadas en evidencia
- Protección de la información sensible
Alcance y seguimiento según el tamaño de su empresa.
Metodologías
Método, no improvisación.
Lean Six Sigma, mapeo de procesos, análisis de causa raíz, Scrum y Kanban. Elegidos para su problema, no para impresionar.
Lean Six Sigma y DMAIC
Medir, analizar causas, reducir variación y eliminar desperdicios.
Mapeo de procesos, SIPOC y Value Stream Mapping
Comprender cómo fluye realmente el trabajo.
Análisis de causa raíz, Pareto y FMEA
Identificar causas, riesgos y oportunidades prioritarias.
Scrum y Product Ownership
Construir soluciones complejas mediante incrementos y validación frecuente.
Kanban, flujo de trabajo y gestión visual
Visualizar y controlar trabajos o solicitudes continuas.
Principios de calidad compatibles con ISO 9001
Definir criterios, responsables, controles y evidencia.
Agora Labs apoya la preparación y documentación del sistema de gestión. La certificación ISO la emite un organismo acreditado.
Las herramientas se eligen en el diagnóstico. Algunos procesos mejoran sin software.
Sistemas de ejemplo
Pantallas simples. Porque el proceso fue primero.
Cuando el diagnóstico recomienda software, este es el tipo de sistema pequeño que construimos. Un proceso, pocas pantallas, nada de más. Pruébelos.
Mantenimiento
Trabajo en curso. Limitado a propósito.
Avance una orden. El tablero respeta el límite que acordó el equipo.
Datos de ejemplo
Seleccione una orden para moverla.
En espera
3En curso
1 / 2Terminadas
1- OT-0330Sensor de la línea 2Producción
Kanban
Inventario
Reponga antes de que se agote.
Arrastre el punto de reorden. Vea qué día pedir.
Datos de ejemplo
B-220FiltrosBodega central
La entrega tarda 3 días
Punto de reorden15 unidades
Pedir el día 9. Llega con 2 días de margen
Sistema pull
Calidad
La calidad de la semana. En una sola pantalla.
Elija una línea. Las cifras, la tendencia y los casos abiertos la siguen.
Datos de ejemplo
Semana 8
- Defectos esta semana
- 9
- 1 menos que la semana pasada
- Lotes inspeccionados
- 32
- Reclamos abiertos
- 1
- Acciones correctivas abiertas
- 2
No conformidades recientes
- NC-0207 · Línea 2Acción correctivaEtiquetas mal impresas
- NC-0211 · Línea 1Acción correctivaTapas flojas
- NC-0214 · Línea 1En análisisCantidad incorrecta
- NC-0203 · Línea 2CerradaCajas dañadas
Gestión visual
Todas las áreas
Encuentre cualquier registro. Vea todo su recorrido.
Busque por número. Cada paso guarda su responsable y su hora.
Datos de ejemplo
OT-0318En curso
Compresor 2
↑↓para moverseEnterpara abrir
Trazabilidad
Controles
Primero la evidencia. Luego se cierra.
Marque lo que pide el criterio de cierre. La orden se cierra solo cuando todo está completo.
Datos de ejemplo
Cerrar OT-0318 · Compresor 2
0 de 3
Faltan 3
Cerrada con evidencia
Técnico · mar. 15:20
El recorrido de la orden también lo muestra.
Criterios de cierre
Ejemplos ilustrativos con datos de ejemplo. Ninguno describe a un cliente ni un proyecto.
Siguiente paso
Empiece por un proceso.
Cuéntenos cómo trabaja hoy. Revisamos su caso y, si encaja, agendamos su exploración gratuita.
- La primera exploración es gratuita.
- Software solo cuando la evidencia lo justifica.
- Usted paga solo las fases que su proceso necesite.
Dos socios: mejora de procesos y desarrollo de software.