Metodología
Cómo trabajamos, fase por fase.
El detalle completo de las siete fases: qué se hace, qué se entrega y qué tiene que estar decidido para avanzar a la siguiente.
No todas las empresas contratan las seis fases. El camino se define en el diagnóstico, según el problema y el contexto.
Toda duración es un rango y una referencia inicial, nunca una garantía. El cronograma definitivo se establece después de conocer el proceso, la información disponible y la complejidad.
Las fases del trabajo
Qué ocurre en cada fase
Cada fase abre con su objetivo y una duración orientativa, seguidos de las actividades, los entregables verificables y el criterio para avanzar.
Que usted visualice una posible mejora antes de comprometerse.
Duración orientativaSesión de 45 a 60 minutos · Incluye una preparación interna de 1 a 2 horas.
La Fase 0 no es una aplicación funcional, una auditoría ni un diagnóstico completo. Es una primera muestra conceptual de cómo podría mejorarse el proceso.
Actividades
- Realizar una sesión inicial de entre 45 y 60 minutos.
- Seleccionar previamente un proceso pequeño y claramente delimitado.
- Escuchar el problema principal del cliente.
- Identificar las personas que participan en el proceso.
- Revisar ejemplos o información no sensible disponible.
- Reconocer de manera preliminar esperas, tareas manuales, duplicaciones o dificultades visibles.
- Preparar una representación conceptual de una posible mejora.
Entregables verificables
- Una representación visual conceptual: flujo, tablero o interfaz, según el caso.
- Un resumen breve del problema observado.
- Una recomendación sobre el siguiente paso.
- Una explicación preliminar de cómo Agora Labs podría abordar el proceso.
Criterio para avanzar
El cliente decide si desea contratar la Fase 1 para realizar un diagnóstico formal.
Comprender el problema, validar su importancia, definir el alcance inicial y construir una línea base confiable antes de decidir si conviene mejorar, digitalizar, automatizar o combinar soluciones.
Duración orientativa2 a 4 semanas · Depende del alcance, de la disponibilidad de información y de la confiabilidad de los datos.
Actividades
- Entrevistar a las personas clave incluidas en el alcance.
- Mapear el proceso actual.
- Definir el problema, objetivo, alcance y responsabilidades.
- Identificar las necesidades del cliente y los usuarios.
- Revisar la disponibilidad, calidad y confiabilidad de los datos.
- Definir indicadores y reglas de medición.
- Establecer una línea base o, cuando no existan datos suficientes, un plan de recolección.
- Identificar riesgos, restricciones, dependencias e interesados.
- Determinar qué fases y herramientas necesita realmente el proyecto.
Entregables verificables
- Mapa del proceso actual.
- Problema, objetivo y alcance documentados.
- Ficha de indicadores con fórmula, fuente, frecuencia y responsable.
- Línea base o plan de recolección de datos.
- Lista de riesgos, restricciones y supuestos.
- Recomendación de la ruta metodológica necesaria.
- Responsables y puntos de validación definidos.
Seleccionamos el método según el problema
- Si existe un proceso que presenta fallas o resultados insuficientes, podemos utilizar DMAIC.
- Si se necesita crear un proceso o solución completamente nueva, o realizar un rediseño profundo, podemos utilizar un enfoque de diseño y verificación inspirado en DMADV.
- Si se necesita construir tecnología en un entorno complejo, podemos trabajar mediante Scrum o ciclos ágiles.
- Si existe un flujo continuo de solicitudes, soporte o mantenimiento, podemos utilizar Kanban.
- Si el problema es pequeño, delimitado y permite una intervención rápida, podemos aplicar Kaizen y herramientas Lean.
- En cualquiera de los casos, ISO 9001 aporta el enfoque por procesos, riesgos, responsabilidades, evidencia documentada, seguimiento y mejora continua.
No imponemos una metodología. Seleccionamos únicamente las herramientas necesarias según el problema, el riesgo, la información disponible y la realidad del cliente.
Criterio para avanzar
El cliente valida el problema, alcance, indicadores y ruta recomendada.
Identificar las causas relevantes e implementar mejoras sencillas que no requieren esperar al desarrollo.
Duración orientativa2 a 3 semanas · Depende de la información disponible y de la complejidad de las causas.
Actividades
- Analizar errores, esperas, retrabajos, cuellos de botella y actividades que no agregan valor.
- Identificar causas potenciales.
- Validar las causas utilizando datos, observación y evidencia disponible.
- Priorizar oportunidades considerando impacto, esfuerzo, riesgo y viabilidad.
- Probar mejoras simples y seguras cuando sea posible.
- Medir el efecto inicial de las pruebas.
- Registrar las limitaciones de los datos y resultados.
Entregables verificables
- Matriz priorizada de causas.
- Evidencia utilizada para validar las causas.
- Matriz de oportunidades de mejora.
- Plan de acciones rápidas.
- Registro de las pruebas realizadas.
- Resultado observado y limitaciones de la medición.
- Recomendación de las mejoras que deben pasar a diseño.
Criterio para avanzar
El cliente valida las causas priorizadas y aprueba las mejoras que serán diseñadas.
Diseñar primero el proceso futuro y después definir la tecnología estrictamente necesaria para sostenerlo.
Duración orientativa2 a 3 semanas · Depende del alcance del proceso futuro y del prototipo.
Actividades
- Diseñar el proceso futuro.
- Eliminar pasos innecesarios y simplificar el flujo.
- Definir roles, reglas, controles y excepciones.
- Determinar si la mejora necesita tecnología.
- Evaluar primero herramientas existentes antes de desarrollar software personalizado.
- Preparar flujos, wireframes o prototipos cuando corresponda.
- Validar el diseño con usuarios y responsables.
- Definir el alcance mínimo necesario.
- Priorizar requerimientos.
- Definir criterios de aceptación.
Entregables verificables
- Mapa del proceso futuro.
- Matriz de roles y responsabilidades.
- Reglas, controles y excepciones documentados.
- Prototipo validado, cuando aplique.
- Backlog priorizado, cuando aplique.
- Alcance del producto mínimo viable.
- Criterios de aceptación.
- Decisión documentada: mejorar solamente el proceso, utilizar una herramienta existente o desarrollar una solución.
Criterio para avanzar
El cliente aprueba el proceso futuro y, cuando corresponda, el prototipo y alcance de la solución.
Construir y validar progresivamente la solución acordada manteniendo control sobre alcance, calidad y prioridades.
Duración orientativa4 a 8 semanas · Rango para un alcance inicial típico; la duración real depende de la complejidad.
Esta fase se realiza únicamente cuando el diagnóstico demuestra que se necesita desarrollo tecnológico.
Actividades
- Organizar el trabajo en ciclos cortos.
- Construir primero las funcionalidades de mayor valor.
- Realizar una demostración al finalizar cada ciclo.
- Ejecutar pruebas funcionales.
- Validar los criterios de aceptación.
- Registrar incidencias, decisiones y cambios de alcance.
- Actualizar y priorizar continuamente el backlog.
- Mantener visible el avance del proyecto.
- Aplicar un control de alcance para evitar desarrollar funciones no aprobadas.
Entregables verificables
- Incrementos funcionales demostrados.
- Registro de demostraciones y aprobaciones.
- Evidencia de pruebas.
- Backlog actualizado.
- Registro de incidencias y decisiones.
- Producto mínimo viable que cumpla los criterios acordados.
- Documentación técnica esencial.
- Lista de funciones pendientes o futuras.
Criterio para avanzar
El producto mínimo viable cumple los criterios acordados y es aprobado para un piloto controlado.
Probar el proceso mejorado y la solución en un entorno controlado antes de ampliar su uso.
Duración orientativa3 a 4 semanas · Depende del grupo piloto y de los ajustes que surjan.
Actividades
- Definir el área, grupo, periodo y alcance del piloto.
- Preparar a las personas participantes.
- Ejecutar la solución o proceso en un entorno controlado.
- Registrar errores, incidencias y comentarios.
- Medir los indicadores acordados.
- Comparar los resultados con la línea base cuando exista información suficiente.
- Corregir defectos.
- Priorizar los cambios adicionales.
- Evaluar adopción, facilidad de uso y cumplimiento del proceso.
Entregables verificables
- Plan del piloto.
- Registro de participantes y capacitación.
- Registro de incidencias.
- Resultado de los indicadores.
- Comparación con la línea base, cuando sea metodológicamente válida.
- Lista de ajustes implementados.
- Lista de ajustes pendientes.
- Recomendación documentada: ampliar, repetir, ajustar o detener.
Criterio para avanzar
El cliente aprueba la transición, solicita una nueva prueba o define los ajustes adicionales.
Estabilizar la mejora, facilitar la adopción y transferirle la capacidad de administrar el nuevo proceso.
Duración orientativa2 a 4 semanas · Depende de la cantidad de usuarios y de los controles requeridos.
Actividades
- Definir propietarios del proceso, los datos y la solución.
- Establecer controles e indicadores de seguimiento.
- Documentar el proceso y sus reglas.
- Capacitar a usuarios y responsables.
- Entregar accesos y documentación acordada.
- Definir qué hacer cuando un indicador se desvía.
- Registrar oportunidades futuras de mejora.
- Revisar que los entregables acordados estén completos.
- Formalizar la transición al cliente.
Entregables verificables
- Plan de control.
- Tablero o reporte de indicadores, cuando aplique.
- Procedimiento operativo o guía de uso.
- Material de capacitación.
- Registro de capacitación.
- Matriz de responsabilidades.
- Plan de reacción ante desviaciones.
- Backlog de mejoras futuras.
- Acta de entrega y aceptación.
Criterio para avanzar
El cliente recibe la documentación, asigna responsables y acepta formalmente la operación del proceso o solución.
En todas las fases
- Gestión del cambio
- Validación al cierre de cada fase
- Control de alcance
- Decisiones basadas en evidencia
- Protección de la información sensible
Alcance y seguimiento según el tamaño de su empresa.
Preguntas frecuentes
Respuestas claras antes de empezar
Estas son las consultas más comunes sobre la forma de trabajo. Cada caso se confirma en la exploración y en el diagnóstico.
Estas respuestas describen el enfoque general de trabajo. Cualquier duda adicional puede plantearse en la sesión de exploración.
Cómo empezar
El primer paso es una conversación, no un contrato.
La exploración visual es gratuita y no compromete a nada. Sirve para saber si vale la pena seguir.
Solicite la sesión
Escriba con la información básica del proceso que desea mejorar. Agora Labs revisa cada solicitud antes de coordinar la sesión.
Exploración visual gratuita
Una sesión de 45 a 60 minutos y un mockup conceptual de una o dos pantallas, sin costo.
Decida si continúa
Si el problema resulta relevante, el paso siguiente es la Fase 1, que es trabajo profesional pagado.