Votre processus avant tout logiciel.Votreprocessusinventairemaintenanceproductionavant tout logiciel.

1. 0Exploration visuelle gratuiteGratuitePrésentez-nous un processus précis et nous vous montrerons visuellement comment il pourrait être amélioré.

   La Phase 0 n'est ni une application fonctionnelle, ni un audit, ni un diagnostic complet. Il s'agit d'un premier aperçu conceptuel de la manière dont le processus pourrait être amélioré.

   Activités

   • Tenir une première séance de 45 à 60 minutes.
   • Choisir au préalable un processus de faible ampleur et clairement délimité.
   • Écouter le problème principal du client.
   • Identifier les personnes qui participent au processus.
   • Examiner les exemples ou les informations non sensibles disponibles.
   • Repérer, à titre préliminaire, les temps d'attente, les tâches manuelles, les doublons ou les difficultés visibles.
   • Préparer une représentation conceptuelle d'une amélioration possible.

   Livrables vérifiables

   • Une représentation visuelle conceptuelle : flux, tableau ou interface, selon le cas.
   • Un bref résumé du problème observé.
   • Une recommandation sur l'étape suivante.
   • Une explication préliminaire de la manière dont Agora Labs aborderait le processus.

   Critère pour avancer

   Le client décide s'il souhaite commander la Phase 1 pour réaliser un diagnostic formel.

2. 1Diagnostic, définition et mesureNous comprenons le processus actuel, délimitons le problème et établissons la manière dont il sera mesuré.

   Activités

   • Mener des entretiens avec les personnes clés incluses dans le périmètre.
   • Cartographier le processus actuel.
   • Définir le problème, l'objectif, le périmètre et les responsabilités.
   • Identifier les besoins du client et des utilisateurs.
   • Examiner la disponibilité, la qualité et la fiabilité des données.
   • Définir les indicateurs et les règles de mesure.
   • Établir une ligne de base ou, à défaut de données suffisantes, un plan de collecte.
   • Identifier les risques, les contraintes, les dépendances et les parties prenantes.
   • Déterminer quelles phases et quels outils le projet nécessite réellement.

   Livrables vérifiables

   • Cartographie du processus actuel.
   • Problème, objectif et périmètre documentés.
   • Fiche d'indicateurs avec formule, source, fréquence et responsable.
   • Ligne de base ou plan de collecte des données.
   • Liste des risques, des contraintes et des hypothèses.
   • Recommandation de la démarche méthodologique nécessaire.
   • Responsables et points de validation définis.

   Nous sélectionnons la méthode en fonction du problème

   • S'il existe un processus défaillant ou aux résultats insuffisants, nous pouvons utiliser DMAIC.
   • S'il faut créer un processus ou une solution entièrement nouveaux, ou mener une refonte en profondeur, nous pouvons utiliser une approche de conception et de vérification inspirée de DMADV.
   • S'il faut mener un développement technologique dans un environnement complexe, nous pouvons travailler en Scrum ou par cycles agiles.
   • S'il existe un flux continu de demandes, de support ou de maintenance, nous pouvons utiliser Kanban.
   • Si le problème est de faible ampleur, bien délimité et se prête à une intervention rapide, nous pouvons appliquer Kaizen et des outils Lean.
   • Dans chacun de ces cas, ISO 9001 apporte l'approche processus, les risques, les responsabilités, les preuves documentées, le suivi et l'amélioration continue.

   Nous n'imposons pas de méthodologie. Nous ne retenons que les outils nécessaires au travail, en fonction du problème, du risque, des informations disponibles et de la réalité du client.

   Critère pour avancer

   Le client valide le problème, le périmètre, les indicateurs et la démarche recommandée.

3. 2Analyse et améliorations rapidesNous identifions les causes démontrables du problème et évaluons des améliorations à faible risque.

   Activités

   • Analyser les erreurs, les temps d'attente, les reprises, les goulots d'étranglement et les activités sans valeur ajoutée.
   • Identifier les causes potentielles.
   • Valider les causes à l'aide des données, de l'observation et des preuves disponibles.
   • Prioriser les opportunités selon l'impact, l'effort, le risque et la faisabilité.
   • Tester des améliorations simples et sûres lorsque c'est possible.
   • Mesurer l'effet initial de ces essais.
   • Consigner les limites des données et des résultats.

   Livrables vérifiables

   • Matrice priorisée des causes.
   • Preuves utilisées pour valider les causes.
   • Matrice des opportunités d'amélioration.
   • Plan d'actions rapides.
   • Registre des essais réalisés.
   • Résultat observé et limites de la mesure.
   • Recommandation des améliorations à faire passer en conception.

   Critère pour avancer

   Le client valide les causes priorisées et approuve les améliorations qui seront conçues.

4. 3Conception du processus et de la solutionNous concevons le processus cible et déterminons s'il a réellement besoin de technologie.

   Activités

   • Concevoir le processus cible.
   • Supprimer les étapes inutiles et simplifier le flux.
   • Définir les rôles, les règles, les contrôles et les exceptions.
   • Déterminer si l'amélioration nécessite de la technologie.
   • Évaluer d'abord les outils existants avant de développer un logiciel sur mesure.
   • Préparer des flux, des wireframes ou des prototypes lorsque c'est pertinent.
   • Valider la conception avec les utilisateurs et les responsables.
   • Définir le périmètre minimal nécessaire.
   • Prioriser les exigences.
   • Définir les critères d'acceptation.

   Livrables vérifiables

   • Cartographie du processus cible.
   • Matrice des rôles et des responsabilités.
   • Règles, contrôles et exceptions documentés.
   • Prototype validé, le cas échéant.
   • Backlog priorisé, le cas échéant.
   • Périmètre du produit minimum viable.
   • Critères d'acceptation.
   • Décision documentée : améliorer uniquement le processus, utiliser un outil existant ou développer une solution.

   Critère pour avancer

   Le client approuve le processus cible et, le cas échéant, le prototype et le périmètre de la solution.

5. 4Construction incrémentaleLorsque la technologie est justifiée, nous construisons et validons la solution par cycles courts.

   Cette phase n'a lieu que lorsque le diagnostic démontre qu'un développement technologique est nécessaire.

   Activités

   • Organiser le travail en cycles courts.
   • Construire d'abord les fonctionnalités à plus forte valeur.
   • Réaliser une démonstration à la fin de chaque cycle.
   • Exécuter des tests fonctionnels.
   • Valider les critères d'acceptation.
   • Consigner les incidents, les décisions et les changements de périmètre.
   • Tenir le backlog à jour et priorisé.
   • Maintenir la visibilité de l'avancement du projet.
   • Appliquer un contrôle du périmètre pour éviter de développer des fonctions non approuvées.

   Livrables vérifiables

   • Incréments fonctionnels démontrés.
   • Registre des démonstrations et des approbations.
   • Preuves des tests.
   • Backlog mis à jour.
   • Registre des incidents et des décisions.
   • Produit minimum viable conforme aux critères convenus.
   • Documentation technique essentielle.
   • Liste des fonctions en attente ou à venir.

   Critère pour avancer

   Le produit minimum viable répond aux critères convenus et est approuvé pour un pilote contrôlé.

6. 5Pilote et ajustementsNous testons l'amélioration en conditions réelles avant de l'étendre.

   Activités

   • Définir le service, le groupe, la période et le périmètre du pilote.
   • Préparer les personnes qui y participent.
   • Exécuter la solution ou le processus dans un environnement contrôlé.
   • Consigner les erreurs, les incidents et les retours.
   • Mesurer les indicateurs convenus.
   • Comparer les résultats à la ligne de base lorsque les informations sont suffisantes.
   • Corriger les défauts.
   • Prioriser les changements supplémentaires.
   • Évaluer l'adoption, la facilité d'utilisation et le respect du processus.

   Livrables vérifiables

   • Plan du pilote.
   • Registre des participants et des formations.
   • Registre des incidents.
   • Résultats des indicateurs.
   • Comparaison avec la ligne de base, lorsqu'elle est méthodologiquement valable.
   • Liste des ajustements réalisés.
   • Liste des ajustements en attente.
   • Recommandation documentée : étendre, répéter, ajuster ou arrêter.

   Critère pour avancer

   Le client approuve la transition, demande un nouveau test ou définit les ajustements supplémentaires.

7. 6Contrôle et transitionNous laissons en place des responsables, des contrôles et une documentation pour pérenniser l'amélioration.

   Activités

   • Désigner les propriétaires du processus, des données et de la solution.
   • Établir des contrôles et des indicateurs de suivi.
   • Documenter le processus et ses règles.
   • Former les utilisateurs et les responsables.
   • Remettre les accès et la documentation convenus.
   • Définir la conduite à tenir lorsqu'un indicateur dérive.
   • Consigner les opportunités d'amélioration futures.
   • Vérifier que les livrables convenus sont complets.
   • Formaliser la transition vers le client.

   Livrables vérifiables

   • Plan de contrôle.
   • Tableau de bord ou rapport d'indicateurs, le cas échéant.
   • Procédure opérationnelle ou guide d'utilisation.
   • Support de formation.
   • Registre des formations.
   • Matrice des responsabilités.
   • Plan de réaction aux dérives.
   • Backlog des améliorations futures.
   • Procès-verbal de remise et d'acceptation.

   Critère pour avancer

   Le client reçoit la documentation, désigne les responsables et accepte formellement l'exploitation du processus ou de la solution.

Prochaine étape

Commencez par un processus.

Dites-nous comment vous travaillez aujourd'hui. Nous examinons votre cas et, s'il s'y prête, nous planifions votre exploration gratuite.

• La première exploration est gratuite.
• Du logiciel seulement quand les preuves le justifient.
• Vous ne payez que les phases dont votre processus a besoin.

Deux associés : amélioration des processus et développement logiciel.