Méthodologie
Comment nous travaillons, phase par phase.
Le détail complet des sept phases : ce qui est fait, ce qui est livré et ce qui doit être décidé pour passer à la suivante.
Toutes les entreprises ne commandent pas les six phases. Le parcours est défini lors du diagnostic, en fonction du problème et du contexte.
Toute durée est une fourchette et une référence initiale, jamais une garantie. Le calendrier définitif est établi une fois que nous connaissons le processus, les informations disponibles et la complexité.
Les phases du travail
Ce qui se passe à chaque phase
Chaque phase commence par son objectif et une durée indicative, suivis des activités, des livrables vérifiables et du critère pour avancer.
Vous permettre de visualiser une amélioration possible avant de vous engager.
Durée indicativeSéance de 45 à 60 minutes · Comprend une préparation interne de 1 à 2 heures.
La Phase 0 n'est ni une application fonctionnelle, ni un audit, ni un diagnostic complet. Il s'agit d'un premier aperçu conceptuel de la manière dont le processus pourrait être amélioré.
Activités
- Tenir une première séance de 45 à 60 minutes.
- Choisir au préalable un processus de faible ampleur et clairement délimité.
- Écouter le problème principal du client.
- Identifier les personnes qui participent au processus.
- Examiner les exemples ou les informations non sensibles disponibles.
- Repérer, à titre préliminaire, les temps d'attente, les tâches manuelles, les doublons ou les difficultés visibles.
- Préparer une représentation conceptuelle d'une amélioration possible.
Livrables vérifiables
- Une représentation visuelle conceptuelle : flux, tableau ou interface, selon le cas.
- Un bref résumé du problème observé.
- Une recommandation sur l'étape suivante.
- Une explication préliminaire de la manière dont Agora Labs aborderait le processus.
Critère pour avancer
Le client décide s'il souhaite commander la Phase 1 pour réaliser un diagnostic formel.
Comprendre le problème, confirmer son importance, définir le périmètre initial et construire une ligne de base fiable avant de décider s'il convient d'améliorer, de numériser, d'automatiser ou de combiner plusieurs solutions.
Durée indicative2 à 4 semaines · Dépend du périmètre, de la disponibilité des informations et de la fiabilité des données.
Activités
- Mener des entretiens avec les personnes clés incluses dans le périmètre.
- Cartographier le processus actuel.
- Définir le problème, l'objectif, le périmètre et les responsabilités.
- Identifier les besoins du client et des utilisateurs.
- Examiner la disponibilité, la qualité et la fiabilité des données.
- Définir les indicateurs et les règles de mesure.
- Établir une ligne de base ou, à défaut de données suffisantes, un plan de collecte.
- Identifier les risques, les contraintes, les dépendances et les parties prenantes.
- Déterminer quelles phases et quels outils le projet nécessite réellement.
Livrables vérifiables
- Cartographie du processus actuel.
- Problème, objectif et périmètre documentés.
- Fiche d'indicateurs avec formule, source, fréquence et responsable.
- Ligne de base ou plan de collecte des données.
- Liste des risques, des contraintes et des hypothèses.
- Recommandation de la démarche méthodologique nécessaire.
- Responsables et points de validation définis.
Nous sélectionnons la méthode en fonction du problème
- S'il existe un processus défaillant ou aux résultats insuffisants, nous pouvons utiliser DMAIC.
- S'il faut créer un processus ou une solution entièrement nouveaux, ou mener une refonte en profondeur, nous pouvons utiliser une approche de conception et de vérification inspirée de DMADV.
- S'il faut mener un développement technologique dans un environnement complexe, nous pouvons travailler en Scrum ou par cycles agiles.
- S'il existe un flux continu de demandes, de support ou de maintenance, nous pouvons utiliser Kanban.
- Si le problème est de faible ampleur, bien délimité et se prête à une intervention rapide, nous pouvons appliquer Kaizen et des outils Lean.
- Dans chacun de ces cas, ISO 9001 apporte l'approche processus, les risques, les responsabilités, les preuves documentées, le suivi et l'amélioration continue.
Nous n'imposons pas de méthodologie. Nous ne retenons que les outils nécessaires au travail, en fonction du problème, du risque, des informations disponibles et de la réalité du client.
Critère pour avancer
Le client valide le problème, le périmètre, les indicateurs et la démarche recommandée.
Identifier les causes pertinentes et mettre en œuvre des améliorations simples qui n'ont pas à attendre le développement.
Durée indicative2 à 3 semaines · Dépend des informations disponibles et de la complexité des causes.
Activités
- Analyser les erreurs, les temps d'attente, les reprises, les goulots d'étranglement et les activités sans valeur ajoutée.
- Identifier les causes potentielles.
- Valider les causes à l'aide des données, de l'observation et des preuves disponibles.
- Prioriser les opportunités selon l'impact, l'effort, le risque et la faisabilité.
- Tester des améliorations simples et sûres lorsque c'est possible.
- Mesurer l'effet initial de ces essais.
- Consigner les limites des données et des résultats.
Livrables vérifiables
- Matrice priorisée des causes.
- Preuves utilisées pour valider les causes.
- Matrice des opportunités d'amélioration.
- Plan d'actions rapides.
- Registre des essais réalisés.
- Résultat observé et limites de la mesure.
- Recommandation des améliorations à faire passer en conception.
Critère pour avancer
Le client valide les causes priorisées et approuve les améliorations qui seront conçues.
Concevoir d'abord le processus cible, puis définir uniquement la technologie strictement nécessaire pour le soutenir.
Durée indicative2 à 3 semaines · Dépend du périmètre du processus cible et du prototype.
Activités
- Concevoir le processus cible.
- Supprimer les étapes inutiles et simplifier le flux.
- Définir les rôles, les règles, les contrôles et les exceptions.
- Déterminer si l'amélioration nécessite de la technologie.
- Évaluer d'abord les outils existants avant de développer un logiciel sur mesure.
- Préparer des flux, des wireframes ou des prototypes lorsque c'est pertinent.
- Valider la conception avec les utilisateurs et les responsables.
- Définir le périmètre minimal nécessaire.
- Prioriser les exigences.
- Définir les critères d'acceptation.
Livrables vérifiables
- Cartographie du processus cible.
- Matrice des rôles et des responsabilités.
- Règles, contrôles et exceptions documentés.
- Prototype validé, le cas échéant.
- Backlog priorisé, le cas échéant.
- Périmètre du produit minimum viable.
- Critères d'acceptation.
- Décision documentée : améliorer uniquement le processus, utiliser un outil existant ou développer une solution.
Critère pour avancer
Le client approuve le processus cible et, le cas échéant, le prototype et le périmètre de la solution.
Construire et valider progressivement la solution convenue, en gardant la maîtrise du périmètre, de la qualité et des priorités.
Durée indicative4 à 8 semaines · Fourchette pour un périmètre initial typique ; la durée réelle dépend de la complexité.
Cette phase n'a lieu que lorsque le diagnostic démontre qu'un développement technologique est nécessaire.
Activités
- Organiser le travail en cycles courts.
- Construire d'abord les fonctionnalités à plus forte valeur.
- Réaliser une démonstration à la fin de chaque cycle.
- Exécuter des tests fonctionnels.
- Valider les critères d'acceptation.
- Consigner les incidents, les décisions et les changements de périmètre.
- Tenir le backlog à jour et priorisé.
- Maintenir la visibilité de l'avancement du projet.
- Appliquer un contrôle du périmètre pour éviter de développer des fonctions non approuvées.
Livrables vérifiables
- Incréments fonctionnels démontrés.
- Registre des démonstrations et des approbations.
- Preuves des tests.
- Backlog mis à jour.
- Registre des incidents et des décisions.
- Produit minimum viable conforme aux critères convenus.
- Documentation technique essentielle.
- Liste des fonctions en attente ou à venir.
Critère pour avancer
Le produit minimum viable répond aux critères convenus et est approuvé pour un pilote contrôlé.
Tester le processus amélioré et la solution dans un environnement contrôlé avant d'en élargir l'usage.
Durée indicative3 à 4 semaines · Dépend du groupe pilote et des ajustements qui apparaissent.
Activités
- Définir le service, le groupe, la période et le périmètre du pilote.
- Préparer les personnes qui y participent.
- Exécuter la solution ou le processus dans un environnement contrôlé.
- Consigner les erreurs, les incidents et les retours.
- Mesurer les indicateurs convenus.
- Comparer les résultats à la ligne de base lorsque les informations sont suffisantes.
- Corriger les défauts.
- Prioriser les changements supplémentaires.
- Évaluer l'adoption, la facilité d'utilisation et le respect du processus.
Livrables vérifiables
- Plan du pilote.
- Registre des participants et des formations.
- Registre des incidents.
- Résultats des indicateurs.
- Comparaison avec la ligne de base, lorsqu'elle est méthodologiquement valable.
- Liste des ajustements réalisés.
- Liste des ajustements en attente.
- Recommandation documentée : étendre, répéter, ajuster ou arrêter.
Critère pour avancer
Le client approuve la transition, demande un nouveau test ou définit les ajustements supplémentaires.
Stabiliser l'amélioration, faciliter l'adoption et vous transférer la capacité d'administrer le nouveau processus.
Durée indicative2 à 4 semaines · Dépend du nombre d'utilisateurs et des contrôles requis.
Activités
- Désigner les propriétaires du processus, des données et de la solution.
- Établir des contrôles et des indicateurs de suivi.
- Documenter le processus et ses règles.
- Former les utilisateurs et les responsables.
- Remettre les accès et la documentation convenus.
- Définir la conduite à tenir lorsqu'un indicateur dérive.
- Consigner les opportunités d'amélioration futures.
- Vérifier que les livrables convenus sont complets.
- Formaliser la transition vers le client.
Livrables vérifiables
- Plan de contrôle.
- Tableau de bord ou rapport d'indicateurs, le cas échéant.
- Procédure opérationnelle ou guide d'utilisation.
- Support de formation.
- Registre des formations.
- Matrice des responsabilités.
- Plan de réaction aux dérives.
- Backlog des améliorations futures.
- Procès-verbal de remise et d'acceptation.
Critère pour avancer
Le client reçoit la documentation, désigne les responsables et accepte formellement l'exploitation du processus ou de la solution.
À chaque phase
- Conduite du changement
- Validation à la clôture de chaque phase
- Maîtrise du périmètre
- Décisions fondées sur des preuves
- Protection des informations sensibles
Périmètre et suivi adaptés à la taille de votre entreprise.
Questions fréquentes
Des réponses claires avant de commencer
Voici les questions les plus courantes sur notre façon de travailler. Chaque cas est confirmé lors de la séance d'exploration et du diagnostic.
Ces réponses décrivent notre approche générale du travail. Toute question complémentaire peut être abordée lors de la séance d'exploration.
Comment commencer
La première étape est une conversation, pas un contrat.
L'exploration visuelle est gratuite et ne vous engage à rien. Elle sert à savoir s'il vaut la peine d'aller plus loin.
Demandez la séance
Écrivez-nous en indiquant les informations de base sur le processus que vous souhaitez améliorer. Agora Labs examine chaque demande avant de planifier la séance.
Exploration visuelle gratuite
Une séance de 45 à 60 minutes et un mockup conceptuel d'un ou deux écrans, sans frais.
Décidez si vous continuez
Si le problème se révèle pertinent, l'étape suivante est la phase 1, qui est une prestation professionnelle payante.